Find My Profile: Aspek-aspek Internal Manajemen yang Harus Diperhatikan dalam Pengembangan dan Implementasi TI di Perusahaan

RINGKASAN

Bagi perusahaan modern, memiliki strategi bisnis saja tidak cukup untuk menghadapi persaingan dewasa ini. Strategi bisnis yang biasa dituangkan dalam dokumen atau cetak biru Business Plan harus pula dilengkapi dengan strategi teknologi informasi atau I/T Strategy. Tujuannya jelas, yaitu untuk memanfaatkan secara optimum penggunaan teknologi informasi sebagai komponen utama sistem informasi perusahaan (sistem yang terdiri dari komponen-komponen untuk melakukan pengolahan data dan pengiriman informasi hasil pengolahan ke fungsi-fungsi organisasi terkait).Setidak-tidaknya harus ada lima input utama sebagai langkah awal penyusunan IT Strategy:Business Strategy,Business Trends,Competitor Analysis,I/T Trends dan Existing I/T. Di dalam aspek eksternal, ada dua faktor yang harus dipelajari:Produk dan Jasa (Pelayanan), yang merupakan alasan mengapa sebuah perusahaan didirikan, karena dari penjualan produk dan jasa inilah pendapatan diperoleh untuk mendapatkan profit atau keuntungan.serta Pasar dan Pelanggan, yang merupakan kumpulan dari para calon pembeli produk atau jasa yang ditawarkan tersebut di atas

Perkembangan dunia dalam Information Technology (IT) saat ini sangatlah pesat. Salah satu hal yang dominan seiring dengan perkembangan IT saat ini adalah tereliminasinya batasan-batasan yang secara tradisional memisahkan setiap individu, organisasi dan masyarakat yang berada pada lokasi geografis yang berbeda. Intinya, secara radikal, teknologi informasi mengubah seluruh konsep jarak, ruang dan waktu. Perkembangan high-speed jaringan informasi data yang tersebar secara global membuat setiap perusahaan dapat berintegrasi dalam hal manufaktur dan fasilitas penelitian, menghubungkan pasar-pasar keuangan secara internasional, dan sebagainya.

Sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan dapat berupa sumber daya manusia, infrastruktur, modal, dan perangkat pendukung bisnis lainnya. Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi/organisasi.

Fakta yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan adalah terbatasnya sumber daya yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan adanya keterbatasan sumber daya, perusahaan harus cerdik dalam mengalokasikan dan memanfaatkan secara optimal sumber daya yang ada. Keterbatasan sumber daya ini dapat menjadi salah satu ancaman internal bagi perusahaan. Ancaman lainnya dapat digolongkan menjadi ancaman eksternal.

Turban, et.al dalam bukunya “IT for Management” membagi tiga jenis ancaman bisnis yang dihadapi oleh setiap perusahaan yaitu : Ancaman pasar (market) ; Ancaman teknologi (technology) ; dan Ancaman sosial (societal).

Menurut Turban, setiap ancaman yang dihadapi perusahaan akan ada respons dari perusahaan tersebut, baik itu respon yang positif (inovasi, restrukturisasi, reorganisasi, dsb) atau respon negatif (do nothing). Dari pengamatan mereka, semua respons (solusi) yang diberikan oleh perusahaan sesungguhnya adalah pemanfaatan IT sebagai enabler. Dengan kata lain jika perusahaan dapat memanfaatkan TI secara maksimal maka ancaman bisnis yang dihadapi dapat diatasi atau minimal dapat tidak berdampak fatal.

Membaca web site IlmuKomputer.com, Penyebab utama kegagalan tersebut adalah karena perusahaan kurang mempersiapkan sumber daya manusianya dan belum mematangkan proses bisnisnya.

Perlu dipahami bahwa implementasi ICT dalam perusahaan atau organsiasi manapun, tidaklah selalu mengenai teknologi informasi, tetapi yang lebih penting adalah memperbaiki proses bisnis serta mengubah budaya kerja manusianya. Implementasi yang hanya mengedepankan teknologi dan menganggap manusia yang harus menyesuaikan diri terhadap teknologi tesebut akan mengalami masalah besar dalam implementasinya. Perlu

Implementasi ICT, misalnya aplikasi ERP, berpotensi menyebabkan efisiensi proses bisnis dan penghematan pemakaian sumber daya manusia. Dengan demikian, perusahaan tersebut sudah dapat diidentifikasi bahwa potensialnya untuk melakukan efisiensi dalam pemakaian sumber daya manusia (downsizing). Isu-isu downsizing akan mulai ramai di sebuah perusahaan (terutama pada level staf sampai setingkat di bawah supervisor) ketika dimulainya sebuah proyek implementasi aplikasi ERP di perusahaan tersebut. Hal tersebut dapat menimbulkan dampak negatif pada eksekusi proyek implementasi aplikasi ERP itu karena para staf tadi masih merupakan sumber informasi mengenai proses bisnis yang terjadi dalam skala yang paling detail. Mereka masih merupakan partner yang dibutuhkan pada saat scoping (business process analysis) yang biasa dilakukan di awal-awal implementasi proyek ICT. Mereka akan membatasi diri dalam (bahkan tidak akan mau) bekerja sama dengan para anggota tim proyek ERP karena mereka sendiri merasa tidak aman posisinya. Isu-isu downsizing adalah sesuatu yang sangat sensitif bagi mereka. Isu downsizing yang diikuti dengan resistensi komunikasi antara personel akan menimbulkan dampak yang sangat tidak kondusif untuk keberhasilan proyek ERP tersebut.

Dengan demikian kita bisa menyimpulkan bahwa implementasi ICT (misalnya aplikasi ERP) di dalam sebuah perusahaan atau organanisasi pasti akan membawa perubahan. Perubahan tersebut setidaknya akan berdampak kepada 3 (tiga) hal utama, yaitu:

1. Budaya kerja sumber daya manusia ;

2. Strategi bisnis perusahaan ;

3. Desain struktur organisasi serta proses bisnis,

Kurt Lewin merumuskan langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengelola perubahan, yaitu :

1. Unfreezing ;

2. Changing ;

3. Refreezing.

Dalam pengembangan dan implementasi TI di perusahaan, maka kita tidak hanya berbicara tentang teknologi, tetapi melainkan juga berbicara mengenai strategi bisnis, desain organsiasi dan proses bisnis, serta budaya kerja personel atau manusianya. Dalam hal ini manajer memegang peranan penting sebagai agent of change. Manajer ICT saat ini perlu memiliki kompetensi manajemen perubahan supaya dapat mengimplementasikan ICT dengan baik di dalam organisasi atau perusahaan.